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Titel
Text copied to clipboard!Rathaussekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine/n Rathaussekretär/in, der/die den täglichen Verwaltungsbetrieb einer Stadt- oder Gemeindeverwaltung zuverlässig, serviceorientiert und diskret unterstützt. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Begleitung von Abläufen innerhalb des Rathauses. Sie sind häufig die erste Ansprechperson für Bürgerinnen und Bürger, interne Fachabteilungen, externe Dienstleister sowie politische Gremien und tragen damit wesentlich zu einem professionellen, freundlichen und effizienten Erscheinungsbild der Verwaltung bei.
Als Rathaussekretär/in koordinieren Sie Termine, bearbeiten Korrespondenz, verwalten Dokumente und unterstützen bei der Vorbereitung von Sitzungen, Besprechungen und offiziellen Vorgängen. Sie sorgen dafür, dass Informationen strukturiert weitergeleitet, Unterlagen vollständig bereitgestellt und Fristen zuverlässig eingehalten werden. Dabei arbeiten Sie eng mit Amtsleitungen, Sachbearbeitenden und weiteren Verwaltungsstellen zusammen. Ein hohes Maß an Genauigkeit, Vertraulichkeit und Organisationsgeschick ist in dieser Funktion besonders wichtig, da Sie regelmäßig mit sensiblen Daten, offiziellen Schreiben und verwaltungsrelevanten Prozessen umgehen.
Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, die Betreuung des Posteingangs und -ausgangs sowie die Pflege von Akten, Registern und digitalen Verwaltungssystemen. Je nach Größe und Struktur der Kommune unterstützen Sie auch bei Bürgeranfragen, bei der Erstellung von Protokollen, bei der Organisation von Veranstaltungen oder bei der administrativen Begleitung kommunaler Projekte. Sie behalten auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick, setzen Prioritäten sinnvoll und kommunizieren stets höflich, klar und lösungsorientiert.
Für diese Position suchen wir eine Persönlichkeit mit ausgeprägter Serviceorientierung, sicherem Auftreten und Freude an strukturierter Verwaltungsarbeit. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Sekretariat, in der öffentlichen Verwaltung oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion. Gute Kenntnisse in Büroorganisation, Schriftverkehr, Terminmanagement und im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sind ebenso wichtig wie ein Verständnis für behördliche Abläufe und formale Anforderungen.
Die Tätigkeit bietet Ihnen die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Funktionieren kommunaler Dienstleistungen beizutragen und in einem sinnstiftenden öffentlichen Umfeld zu arbeiten. Wenn Sie gerne organisieren, verantwortungsvoll handeln, professionell kommunizieren und einen wertvollen Beitrag zum Bürgerservice leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. In dieser Rolle leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur Effizienz, Transparenz und Bürgernähe der kommunalen Verwaltung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Sitzungen
- Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz in schriftlicher und digitaler Form
- Empfang und freundliche Betreuung von Bürgerinnen, Bürgern und externen Ansprechpartnern
- Annahme, Weiterleitung und Dokumentation von Telefonaten und Anfragen
- Vorbereitung von Unterlagen, Protokollen und Präsentationen für Verwaltungsvorgänge
- Pflege, Ablage und Verwaltung von Akten, Registern und digitalen Dokumenten
- Überwachung von Fristen sowie Unterstützung bei administrativen Prozessen
- Zusammenarbeit mit Fachabteilungen, Amtsleitungen und externen Stellen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Verwaltungsbereich
- Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder in der öffentlichen Verwaltung
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungsanwendungen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
- Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
- Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
- Gute Deutschkenntnisse und sicheres Formulieren offizieller Schreiben
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Büroorganisation oder im Sekretariat?
- Haben Sie bereits in einer öffentlichen Verwaltung oder Behörde gearbeitet?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Dokumenten und sensiblen Daten um?
- Welche Software und Office-Anwendungen nutzen Sie sicher im Arbeitsalltag?
- Wie organisieren Sie mehrere gleichzeitige Aufgaben und Termine effizient?
- Wie würden Sie mit einer anspruchsvollen Bürgeranfrage professionell umgehen?
